কার্যবিবরণী: (অনার্স প্রথম বর্ষ – ব্যবহারিক বাংলা )
কার্যবিবরণী : সংজ্ঞা
কার্যবিবরণী – অর্থ কার্যের বিবরণী, অর্থাৎ কোনো কাজের বিবরণ লিখে রাখা।
কার্যবিবরণী হলো কোনো সভা বা বৈঠকের আলোচ্য বিষয়, গৃহীত সিদ্ধান্ত ও প্রস্তাবসমূহের লিখিত দলিল। এর মাধ্যমে সভার কার্যক্রম ও সিদ্ধান্তসমূহ পরবর্তী সময়ে মনে করিয়ে দেওয়া যায় এবং প্রমাণ হিসেবে উপস্থাপন করা যায়। সাধারণত কার্যবিবরণীতে তারিখ, সময়, স্থান, সভাপতির নাম, উপস্থিত সদস্যবৃন্দ, আলোচ্য বিষয় ও গৃহীত সিদ্ধান্ত ধারাবাহিকভাবে লেখা হয়। এই লিখিত বিবরণ পরবর্ততে প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ দলিল হিসেবে বিবেচিত হয়।
অফিস আদালত, ক্লাব, সমিতি, মসজিদ ইত্যাদি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য সদস্যবৃন্দের দ্বারা মিলিতভাবে আলাপ-আলোচনার ভিত্তিতে যে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, তা প্রাতিষ্ঠানিক/আনুষ্ঠানিকভাবে লিখে রাখা হয়, এটিই সাধারণত কার্যবিবরণী ।
এটি সাধারণত সভার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সংঘটিত ঘটনা ও আলোচনার একটি নির্ভুল রেকর্ড হিসেবে কাজ করে, যা পরবর্তী সভার জন্য তথ্য হিসেবে ব্যবহৃত হয় এবং সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নে সহায়তা করে।
কার্যবিবরণীর প্রয়োজনীয়তা বা গুরুত্ব:
লিখিত দলিল বা নথি : এটি যে কোনো সভার সমস্ত কার্যক্রমের বা আলোচনার আনুষ্ঠানিক নথি বা দলিল। সঠিক রেকর্ড: এটি সঠিক রেকর্ড হিসেবেও কাজ করে। একটা সভায় কী আলোচনা হলো বা কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হলো তার একটা নির্ভুল ও আনুষ্ঠানিক রেকর্ড বা দলিল।
সিদ্ধান্ত ও পদক্ষেপ- যে কোনো প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য সিদ্ধান্ত নিতে হয় এবং সেই সিদ্ধান্তের আলোকে পদক্ষেপ নিতে হয়। সভার সিদ্ধান্তসমূহ নথিভুক্ত করা হয়, যা পরবর্তীতে বাস্তবায়নের জন্য নির্দেশিকা হিসেবে কাজ করে এবং পদক্ষেক নিতে সহায়ক হয়। কার্যবিবরণী একটা তথ্যসূত্র:এটি ভবিষ্যতের সভা বা আলোচনার জন্য তথ্যসূত্র হিসেবে কাজ করে, পরবর্তীতে নতুন পরিবেশে বা নতুন সদস্যদের কাজে প্রেক্ষাপট তুলে ধরে, তথ্য প্রদান করে। কার্যবিবরণী জবাবদিহিতা নিশ্চিত করে, সভায় উপস্থিত সদস্যকে সিদ্ধান্তসমূহের আলোকে জবাবদিহি করতে হয়, কাজের স্বচ্ছতা থাকে, পরবর্তীতে সিদ্ধান্ত নিতেও সহজ হয়। পদক্ষেপ গ্রহণের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে।
কার্যবিবরণীতে যা থাকা আবশ্যক:
- সভার তারিখ ও নাম এবং স্থান
- সভায় উপস্থিত সদস্যদের নাম
- আলোচ্য বিষয়সূচি
- প্রতিটি আলোচ্যসূচির বিস্তারিত আলোচনা ও গৃহীত সিদ্ধান্তসমূহ।
- কী কী পদক্ষেপ নেওয়া হবে তার তালিকা ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিদের নাম।
- পরবর্তী সভার তারিখ ( যদি নির্ধারিত হয়)
কার্যবিবরণীর বৈশিষ্ট্য
- ভাষা হবে আনুষ্ঠানিক ও স্পষ্ট।
- তারিখ, সময়, স্থান ও সভাপতির নাম অবশ্যই উল্লেখ থাকবে।
- আলোচ্য বিষয় ও গৃহীত সিদ্ধান্ত সংক্ষিপ্ত ও সুসংগঠিতভাবে লেখা হবে।
- কোনো ব্যক্তিগত মতামত বা অপ্রাসঙ্গিক তথ্য থাকবে না।
- যে কোনো সিদ্ধান্ত সর্বসম্মতিক্রমে বা সর্বোচ্চ মতামতের ভিত্তিতে গৃহীত হবে।
সভার শুরু করতে হলে নোটিশ করতে হয়।
একটি নোটিশের নমূনা
নোটিশ
তারিখ: ২৫/০৮/২০২৫
সরকারি বি এক্স কলেজ, কচাতলার বাংলা বিভাগের শিক্ষকবৃন্দকে জানানো যাচ্ছে যে আগামী ৩১ আগস্ট ২০২৫, রোজ রবিবার, সকাল ১১:০০ ঘটিকায় বিভাগীয় কক্ষে বিভাগীয় প্রধানের সভাপতিত্বে একটি সভা অনুষ্ঠিত হবে। সকলকে যথাসময়ে উপস্থিত থাকার জন্য অনুরোধ করা হলো।
সভায় আলোচ্য বিষয়সমূহঃ
- পূর্ববর্তী সভার সিদ্ধান্তসমূহ পাঠ ও অনুমোদন
- ২০২৫ শিক্ষাবর্ষের ক্লাস রুটিন চূড়ান্তকরণ।
- সেমিনার ও সাংস্কৃতিক কার্যক্রম পরিকল্পনা।
- বই ক্রয়।
- বিবিধ।
সভাপতি
(স্বাক্ষর)
নাজিম উদ্দিন মিয়া
বিভাগীয় প্রধান , বাংলা বিভাগ
সরকারি বি এক্স কলেজ, কচাতলা।
কার্যবিবরণী
বাংলা বিভাগীয় সভার কার্যবিবরণী
আজ ৩১ আগস্ট ২০২৫, রবিবার সকাল ১১:০০ ঘটিকায় বাংলা বিভাগীয় কক্ষে বিভাগীয় প্রধানের সভাপতিত্বে এক সভা অনুষ্ঠিত হয়।
সভায় উপস্থিত সদস্যবৃন্দ –
- প্রফেসর মো: ওহিদুল ইসলাম (স্বাক্ষর)
- জনাব মো: মেজবা রহমান, সহযোগী অধ্যাপক (স্বাক্ষর)
- জনাব তরিকুল ইসলাম, সহযোগী অধ্যাপক (স্বাক্ষর)
- জনাব মিজানুর রহমান সহকারী অধ্যাপক (স্বাক্ষর)
- জনাব ইয়াসমিন ফেরদৌস সহকারী অধ্যাপক (স্বাক্ষর)
- জনাব মো: মিন্টু মিয়া প্রভাষক (স্বাক্ষর)
- জনাব খাদিজা খাতুন প্রভাষক (স্বাক্ষর)
আলোচ্য বিষয় ও সিদ্ধান্ত
- পূর্ববর্তী সভার সিদ্ধান্তসমূহ পাঠ ও অনুমোদন: সভায় পূর্ববর্তী সভার সিদ্ধান্তসমূহ পাঠ করা হয় এবং সর্বসম্মতিক্রমে গৃহীত হয়।
- ২০২৫ শিক্ষাবর্ষের ক্লাস রুটিন চূড়ান্তকরণ: সিদ্ধান্ত হয় যে ২০২৫ শিক্ষাবর্ষের ক্লাস রুটিন ৫ সেপ্টেম্বরের মধ্যে বিভাগীয় নোটিশ বোর্ডে প্রকাশ করা হবে।
- সেমিনার ও সাংস্কৃতিক কার্যক্রম পরিকল্পনা: আগামী অক্টোবর মাসে রবীন্দ্র-নজরুল জয়ন্তী উদযাপনের সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়, সেই সাথে নভেম্বর মাসে সাহিত্য বিষয়ক সেমিনারের আয়োজন করার সিদ্ধান্ত হয়।
- বই ক্রয়: বিভাগের সেমিনার গ্রন্থাগারের জন্য বই ক্রয়ের সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়।
- বিবিধ: বিভাগের গরীব শিক্ষার্থীদের জন্য বিনামূল্যে বই প্রদানের সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়। সহপাঠ্যক্রমিক কার্যাবলি আরও বেশি বেশি চর্চা করার সিদ্ধান্ত হয়।
আর কোনো আলোচনা না থাকায় সবাইকে ধন্যবাদ জানিয়ে আজকের সভার সমাপ্তি ঘোষণা করা হয়।
| প্রতিস্বাক্ষর অধ্যক্ষ | বিভাগীয় প্রধানের স্বাক্ষর (স্বাক্ষর) নাজিম উদ্দিন মিয়া বিভাগীয় প্রধান, বাংলা বিভাগ |
পরীক্ষায় ভালো লেখার টিপস
- নোটিশ ও কার্যবিবরণী একসাথে লিখতে হবে।
- তারিখ, সময়, স্থান ও সভাপতির নাম অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে।
- সহজ ও প্রাঞ্জল ভাষা ব্যবহার করতে হবে।
- শিরোনাম ও উপশিরোনাম স্পষ্টভাবে দিতে হবে।
- অন্তত ৫০০–৬০০ শব্দে উত্তর লিখলে পূর্ণমান পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
কার্যবিবরণী ও নোটিশের দ্বিতীয় নমুনা (শিক্ষাসফর আয়োজনের জন্য)
নোটিশ
বাংলা বিভাগ
সরকারি বি এক্স কলেজ
তারিখঃ ৫ সেপ্টেম্বর ২০২৫
বিষয়ঃ বিভাগীয় সভার নোটিশ
বাংলা বিভাগের শিক্ষকবৃন্দকে জানানো যাচ্ছে যে আগামী ৮ সেপ্টেম্বর ২০২৫, রোজ সোমবার, সকাল ১০:৩০ ঘটিকায় বিভাগীয় কক্ষে একটি সভা অনুষ্ঠিত হবে।
সভায় আলোচ্য বিষয়সমূহঃ
১. অনার্স শিক্ষার্থীদের শিক্ষাসফর আয়োজন।
২. ভ্রমণ বাজেট ও অর্থসংস্থান।
৩. দায়িত্ব বণ্টন ও সময়সূচি।
৪. অন্যান্য বিষয়।
সকলকে যথাসময়ে উপস্থিত থাকার জন্য অনুরোধ করা হলো।
সভাপতি
(স্বাক্ষর)
নাজিম উদ্দিন মিয়া
বিভাগীয় প্রধান, বাংলা বিভাগ
কার্যবিবরণী
বাংলা বিভাগীয় সভার কার্যবিবরণী
তারিখঃ ৮ সেপ্টেম্বর ২০২৫
সময়ঃ সকাল ১০:৩০ ঘটিকা
স্থানঃ বাংলা বিভাগীয় কক্ষ
সভাপতিঃ নাজিম উদ্দিন মিয়া
উপস্থিতিঃ বিভাগের সকল শিক্ষকবৃন্দ
আলোচ্য বিষয় ও সিদ্ধান্তসমূহ
১. শিক্ষাসফর আয়োজনঃ
- সিদ্ধান্ত হয় যে অনার্স প্রথম বর্ষের শিক্ষার্থীদের জন্য আগামী ২৫ সেপ্টেম্বর সুন্দরবনে শিক্ষাসফর আয়োজন করা হবে।
২. বাজেট ও অর্থসংস্থানঃ
- মোট বাজেট নির্ধারণ করা হয় ৫০,০০০ টাকা।
- শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে প্রতিজন ১,০০০ টাকা এবং কলেজ ফান্ড থেকে ২০,০০০ টাকা প্রদান করা হবে।
৩. দায়িত্ব বণ্টনঃ
- সফরের দায়িত্বে থাকবেন আহ্বায়ক অধ্যাপক শিউলি সুলতানা।
- পরিবহন ও খাদ্যের দায়িত্বে থাকবেন অধ্যাপক মুরাদ হাসান।
৪. অন্যান্য বিষয়ঃ
- সফরের সময় নিরাপত্তা ব্যবস্থা জোরদার করার প্রস্তাব গৃহীত হয়।
সভা দুপুর ১২:৩০ ঘটিকায় সমাপ্ত হয়।
সভাপতি
(স্বাক্ষর)
নাজিম উদ্দিন মিয়া
প্রফেসর মো: আখতার হোসেন, বাংলা বিভাগ, সরকারি মাইকেল মধুসূদন কলেজ, যশোর